Werkomgeving 2.0: creëer de vibe

De gedachte dat de werkomgeving alleen bestaat uit een gebouw verdwijnt steeds meer naar de achtergrond. Het draait om de totale user experience, is de overtuiging van Drees & Sommer. Het creëren van duurzame en inspirerende werkomgevingen wordt de ‘vibe’ die je medewerkers kunt bieden, zeggen managementteamleden Salla Lardot en Rob Grevenstette.

» Interview in Facto Magazine over Trends in FM in 2020

Drees & Sommer is een internationaal projectmanagement-en adviesbureau voor vastgoed, huisvesting, werkplekken en facility management.“Wij komen bij organisaties in beeld bij een verandering op het gebied van hun huisvesting. We adviseren over en managen alle fasen in een vastgoedtraject. Van analyse, strategie en ontwerp tot contractvorming, uitvoering en beheer. Van het bepalen van de strategie tot oplevering van het eindproduct en het beheer daarvan”, zegt Lardot. Zij is Head of Workplace Consultancy & Strategy. Dat gaat zelfs zo ver dat het bedrijf wordt ingeschakeld voor het ontwikkelen van gebieden en steden. In Nederland ligt - met 50 medewerkers - de focus nu nog op organisaties.

Gebruikersgericht denken

De gebruikerservaring is leidend bij alles wat Drees & Sommer doet, zegt Lardot. “De vastgoedmarkt is moeilijk in beweging te krijgen. Wij proberen opdrachtgevers op te schudden en meer vanuit de gebruiker te laten denken. Bedrijven worstelen met een aantal dilemma’s, zoals de strijd om talent. Zij moeten dus wel aandacht geven aan de wensen van hun medewerkers en gebruikersgericht gaan denken. De oude structuren en hiërarchieën, met mooie logo’s en recepties, zijn niet meer van deze tijd.” Centraal in de user experience staat het totaalpakket, zegt Head of Facility Management Consultancy Rob Grevenstette. “Er wordt nog te weinig gekeken naar wat precies de ‘vibe’ maakt als je binnenkomt. Bedrijven denken vanuit hun vastgoedportfolio en kijken meer naar huisvesten dan naar mensen zich thuis laten voelen.” Apple is een bekend voorbeeld van een bedrijf waar jongeren graag willen werken. “Zij waarderen de intelligente community bij Apple. Het idee van een community, een gemeenschap waarin je samen aan iets werkt, is heel belangrijk. De fysieke omgeving kan dat ondersteunen of de nek omdraaien. Jongeren willen weten wat een bedrijf voor hen kan doen en hebben geen boodschap aan een mooie façade”, zegt Lardot.

Piramide van Maslov

Er bestaat een groot gat tussen de jonge generatie en de generaties daarboven die vooral keken naar het hoekkantoor met het eikenhouten bureau, zegt Grevenstette. “Als je daar zat, had je het gemaakt. Het vastgoed van vandaag is daar nog op ingericht.” Dat moet dus veranderen, maar dat gaat moeilijk: “Beslissingen over vastgoed worden door oudere mensen genomen in de directiekamer aan dat eikenhouten bureau. Dat zorgt voor een discrepantie tussen wat je moet aanbieden en wat je echt aanbiedt.”

Maar hoe krijg je helder welke vibe er in jouw organisatie moet heersen? Allereerst door verder te denken dan de stenen, zegt Lardot. “Die vibe of atmosfeer wordt gemaakt door de mens. Een traditioneel kantoor biedt mensen de onderste twee treden van de piramide van Maslov: de eerste levensbehoeften en veiligheid. De nieuwe werkomgeving moet ook de treden daarboven faciliteren: sociaal contact, erkenning en zelfontplooiing. Die elementen, ook wel de zachte kanten genoemd, zorgen voor de vibe en worden het belangrijkst voor werknemers in de komende decennia.”

Voorlopers als Google hebben dat begrepen en faciliteren de vibe met een klimwand of een relaxruimte. Organisaties nemen vaak zulke elementen over, maar daarmee spannen ze het paard achter de wagen, zegt Lardot. “Een klimwand brengt nog geen vibe. Je moet bedenken wat je daarmee wilt bereiken. Google heeft nu een zenboeddhist in de directie aangenomen en wil daarmee het bedrijf op het spoor zetten van meer sociaal bewustzijn en ethisch handelen. Dat wordt steeds belangrijker: wat gaan wij doen voor de toekomst van de mensheid? Wat is onze purpose?”

Zorgen voor een positieve interactie

De vibe wordt gemaakt door mensen en de onderlinge samenhang en de omgeving kan dat stimuleren. Dat besef dringt wel steeds meer door, zegt Grevenstette. “Voor bedrijven is dat essentieel, want mensen die zich prettig voelen zijn productiever en zetten een extra stap. Wij zorgen voor de stimulerende omgeving en daarbij is de gebruikerservaring weer leidend.” Het begrip user experience is gedefinieerd als de interactie die je hebt met het bedrijf en zijn producten en diensten. “Die wil je positief maken. Identificeer wie je klantgroepen zijn en vraag wat voor hen de belangrijke touchpoints zijn. Die neem je mee in de user experience. Richt je niet op die klimwand, want dat is alleen de fysieke uitwerking”

Geen standaardrecept

Er is geen universele formule voor het voldoen aan de behoeften van de klant of de medewerker, legt Lardot uit. “Elke organisatie bestaat uit individuen. Je moet dus elke keer weer uitzoeken hoe je de beste user experience bereikt. Het enige wat wij kunnen doen, is mensen de vrijheid geven om een keuze te maken door verschillende oplossingen aan te dragen. En een ontwerp kan niet slagen zonder dat de facilitaire diensten daarop aansluiten.”

Gemak creëert de flow

De nieuwe werkomgeving moet ook diensten leveren die ongevraagd worden aangeboden. Dat is waar de nieuwe generatie behoefte aan heeft, legt Grevenstette uit. “Techniek ondersteunt het functioneren van het gebouw. Denk ook aan diensten als het bedrijfsrestaurant. Technologie kan ervoor zorgen dat het aanbod op jou wordt afgestemd, dat je koffie op jouw voorkeur aansluit en dat precies bekend is wanneer jij binnenkomt.”

Bij Nokia hebben medewerkers een app waarmee ze onder andere het aanbod van de dag kunnen bekijken en vooraf kunnen bestellen wat ze willen eten, zegt Lardot. “Het is in feite een persoonlijke assistent, want ze kunnen er ook hun collega’s mee lokaliseren, ruimtes reserveren en kijken of er genoeg parkeerplek is, zodat ze zonder strubbelingen op hun werk komen. En dat helpt allemaal mee om de vibe te creëren. Het gaat om het bieden van gemak. Daardoor komen medewerkers in een flow.”

Meer informatie: