Het kantoor van de toekomst: Van ‘a place I need to work’ naar ‘a place I want to work’

Met de pandemie worden ook de betekenis en de waarde van het kantoor steeds duidelijker. Het gaat minder om de vierkante meters en des te meer om kwaliteit, constateert het UX team van Drees & Sommer. ‘De beleving van de gebruiker komt steeds meer centraal te staan’, zegt UX consultant Britt Luijpers van Drees & Sommer Nederland, ‘De pandemie heeft versneld bevestigd dat het kantoor niet meer per se nodig is als fysieke werkomgeving. Het gaat er veel meer om iets extra’s te bieden: wat maakt het bedrijf uniek en welke ervaring biedt het zijn medewerkers. Hoe zorg je ervoor dat de medewerkers zich verbonden voelen met het bedrijf? Dat heeft alles te maken met bedrijfscultuur.’

Drees & Sommer ontwikkelt werkplekconcepten op basis van de UX design methodiek. Britt vertelt: ‘We zoeken de aansluiting met de gebruiker. Samen met de gebruiker doorlopen we een heel proces. We beginnen met een visieworkshop met het management waarin we onder meer de missie, visie, kernwaarden en ambities van het bedrijf bespreken en hoe die naar hun idee moeten terugkomen in het vastgoed. Aan de hand van co-research technieken onderzoeken we wie de gebruikers van het pand zijn, wat ze doen en wat hun huidige ervaring is. Vervolgens ontwerpen we een werkplekconcept dat enerzijds de medewerkers ondersteunt om hun werk zo efficiënt mogelijk te doen en anderzijds de bedrijfsvisie en waardes uitdraagt. Op deze manier bieden we de best mogelijke ervaring en verbinding met het bedrijf.’

Het kantoor dat aanvoelt als thuis
Voor Nokia, wereldwijd opdrachtgever van Drees & Sommer, heeft Drees & Sommer Nederland het werkplekconcept van de toekomst ontwikkeld. ‘Hiervoor hebben we onderzoek gedaan onder de medewerkers van Nokia op drie continenten’, vertelt Britt. ‘Mondiaal blijkt dat co-working spaces en co-creatie de trend zijn.  Geconcentreerd werken is één van de belangrijkste activiteiten voor de medewerkers maar juist dit blijkt een groot pijnpunt van de huidige kantooromgeving te zijn. In de thuisomgeving is die focus er vaak veel meer. Eén van onze conclusies uit dit medewerkersonderzoek is dat het kantoor van de toekomst multifunctioneel en flexibel moet zijn. Het kantoor van de toekomst is het kantoor dat aanvoelt als thuis.’

Ontmoeten en co-creëren
De pandemie heeft de trend van het thuiswerken versneld: we werken thuis als we individueel geconcentreerd moeten werken, dat werkt over het algemeen sneller en met beter resultaat. Onderzoek naar hoe medewerkers de verschillende omgevingen ervaren die voor hun werk beschikbaar zijn bevestigt dit: 91% vindt het van belang om ongestoord te kunnen werken. Britt: ‘Veel mensen kunnen zich weliswaar thuis gemakkelijker concentreren, maar missen daar weer de ondersteuning van bijvoorbeeld ergonomisch meubilair, ICT en sociale interactie. Het kantoor van de toekomst dient dus met name als plek om te ontmoeten en samen te werken, voor sociale contacten en inspirerende werkprocessen.’

Van kwantiteit naar kwaliteit
‘Vragen die nu heel actueel zijn: kunnen we toe met minder meters? En is ons vastgoed nog toereikend? Moet ons werkplekconcept heroverwogen worden? Kunnen we meer halen uit werken op kantoor? En misschien wel het belangrijkste dat we ons nu afvragen: hoe houden we de verbinding met onze medewerkers nu we veel thuis werken. Een eenduidig antwoord op al deze vragen is er niet; het is niet one-size-fits all maar altijd maatwerk. Het is van belang om per bedrijf te kijken naar het aantal medewerkers, hun werkzaamheden, welke activiteiten het beste thuis gefaciliteerd worden en welke op kantoor. Ook de bedrijfscultuur is van groot belang en de culturele achtergronden van medewerkers. Het werkplekconcept kunnen we hier vervolgens op laten aansluiten.

In het algemeen geldt wél dat we van ‘a place I need to work’ naar ‘a place I want to work’ gaan. Medewerkers gaan naar kantoor vanwege de toegevoegde waarde van die werkomgeving. Het werkplekconcept van de toekomst gaat meer en meer om kwaliteiten van kantoor.’

Dossier "The Workplace Reloaded"
Kom meer te weten over eisen die worden gesteld aan de nieuwe werkomgeving in het Drees & Sommer themadossier The Workplace Reloaded.

Voor meer informatie over onze UX aanpak bij kantoorhuisvesting en werkplekstrategie kunt u contact opnemen met UX Consultant Britt Luijpers: