Produzierende und verarbeitende Industrie

Ein effizienter digitaler Gebäudebetrieb lässt sich in der Regel durch den gezielten Einsatz von Softwareprodukten erreichen. Allerdings gelingt dies nur dann, wenn diese mit neuen Technologien verbunden werden - und wenn konsistente Daten vorliegen. Drees & Sommer unterstützt die öffentliche Verwaltung bei dieser Transformation.

Um die Digitalisierung kommt heute niemand mehr herum. Man erwartet sich davon schlanke Prozesse, eine deutliche Effizienzsteigerung und transparentere Daten. Wie aber verhält es sich mit diesen Vorteilen beim Thema Gebäudebetrieb in großen Immobilienbeständen?

Die Bestandsimmobilien von Bund, Ländern und Gemeinden sind in der Regel in heterogenen Portfolios zusammengefasst. Für deren effektive Verwaltung und für eine durchgängige sowie rechtsichere (Thema Betreiberverantwortung) Immobilienbewirtschaftung ist der Einsatz digitaler Tools wie zum Beispiel CAFM-Systemen längst unabdingbar.

Faktoren erfolgreicher IT-Projekte

Wenn man verschiedene Randbedingungen eines solchen Digitalisierungsprojektes berücksichtigt und den Fokus nicht nur auf die Software legt, stellt sich der Erfolg sicherlich zeitnah ein. Die wesentlichen Faktoren, die ein IT-Projekt erfolgreich bis zum Produktivbetrieb führen, sind in der Regel:

  • Ausrichtung von Organisation und Prozessen auf einen effektiven Betrieb mit IT-Unterstützung
  • Vorliegen einer verlässlichen Datenbasis (Gebäude- und Flächendaten, Anlagendaten, Verträge etc.)
  • Definition eines integralen IT-Konzepts für einen effektiven und redundanzfreien Systembetrieb (Systeme, Schnittstellen, Datenhoheiten und -strukturen)

Die Realität zeigt leider oftmals, dass diese Vorarbeiten nicht oder nicht in der erforderlichen Detailtiefe stattgefunden haben. So wird nicht selten neue Software angeschafft und implementiert, ohne zuvor das erforderliche Umfeld in den jeweiligen Ämtern und Referaten geschaffen zu haben.

Organisationsstruktur und Prozesse

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Einführung neuer IT-Fachverfahren ist eine funktionierende Organisationsstruktur mit definierten und etablierten Prozessabläufen.

Um mehr Transparenz zu erreichen ist es hier zunächst sinnvoll, eine übergeordnete Prozesslandkarte für die jeweilige Behörde zu erarbeiten (Abbildung 1). Diese beschreibt alle Management-, Support- und Kernprozesse der Behörde. Die Prozesse werden eindeutig bezeichnet und dienen als roter Faden in den Projekten. 

Abbildung 1: Prozesslandkarte

Ein Muss: die verlässliche Datengrundlage

Da Bund, Länder und Kommunen jedoch über einen sehr großen und heterogenen Immobilienbestand verfügen, sind die dazugehörigen Datenbestände meist ähnlich umfassend und unübersichtlich. Mehr noch: Die Daten zu Gebäuden, Flächen und Anlagen sind häufig unvollständig, größtenteils nicht gepflegt und somit kaum verlässlich. Ferner kann man des Öfteren feststellen, dass dieselben Daten in verschiedenen Systemen mit unterschiedlichen Namen oder Strukturen gepflegt werden. Was aber ist bei einer schlechten Datenlage zu tun?

Im Rahmen von Neu- und größeren Umbauprojekten kann Building Information Modeling (BIM) Abhilfe schaffen. Und was den Bestand anbelangt, gibt es zumindest für die Aufnahme von Flächen neue Technologien wie Laserscans, die mit überschaubarem Aufwand in kurzer Zeit zuverlässige Flächendaten liefern. Vor der Datenerfassung sollte aber zunächst ein durchgängiges Datenkonzept erarbeitet werden. Dieses liefert Aufschluss über folgende Fragen:

  • Welche Daten werden für welche Prozesse benötigt?
  • Wer liefert die Daten?
  • Wie kann man sicherstellen, dass die Daten im Betrieb aktuell gehalten werden?

Integrales Konzept

Für verschiedene Aufgaben und Prozesse setzen Behörden oftmals verschiedene Softwareprodukte ein. Historisch bedingt werden teilweise sogar unterschiedliche Systeme für ähnliche Prozesse verwendet - eine Vernetzung der Systeme untereinander ist eher die Ausnahme. Die Folge: Daten werden oft redundant und inkonsistent verwaltet. Die eine verlässliche Datenquelle ("Single source of truth") fehlt dagegen.

Um hier Licht ins Dunkel zu bringen, kann eine Analyse der vorhandenen System- und Datenlandschaft Abhilfe schaffen. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse fließen anschließend in ein integrales IT-(Digitalisierung-)Konzept ein. Es bildet die Basis für neue IT-Fachverfahren. Dazu zählen:

  • Beschreibung eines übergreifenden Zielbildes (Abbildung 2)
  • Welche Systeme werden zukünftig für welche Prozesse eingesetzt?
  • Welche Systeme sind für eine durchgängige Prozessbearbeitung über Schnittstellen zu vernetzen?

Abbildung 2.: Zielbild IT-Fachverfahren (Projektbeispiel)

Fazit: Gefragt ist ein langer Atem

Für die digitale Transformation müssen im Vorfeld Prozesse, Daten und Strukturen angepasst werden. Nur ein Mix aus einem gezielten Einsatz etablierter Tools zur effizienten und transparenten Gestaltung des Tagesgeschäfts und dem dosierten Einsatz neuer Technologien und Methoden (BIM, BIM2FM, Internet der Dinge, Augmented Reality etc.) wird mittelfristig zum Ziel führen.

Der Weg in die digitale Zukunft ist damit alles andere als eine Kurzstrecke. Vielmehr handelt es sich um komplexe Prozesse, die

  • sich über längere Zeit erstrecken,
  • in kleinen, überschaubaren Etappen erfolgen und
  • selbst einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess unterliegen.

Projektbeispiel: Stadt Schorndorf

Die Stadt Schorndorf gehört mit ihren rund 40.000 Einwohnern zu einer der größten Städte des Rems-Murr-Kreises und liegt in der Metropolregion Stuttgart. Der Fachbereich Gebäudemanagement betreut einen Immobilienbestand von circa 145.000 m² BGF. Zum Portfolio gehören neben Verwaltungsgebäuden auch Schulen, Kindergärten und Sportstätten.

Zur effektiven Unterstützung der verschiedenen FM-Prozesse hat sich die Stadt bereits 2015 dazu entschieden, ein geeignetes CAFM-System einsetzen. Dabei verfolgte Schorndorf folgende Ziele:

  • Optimierung im Flächen- und Mietmanagement
  • Werterhaltung/bzw. -steigerung der Gebäude und technischen Anlagen
  • Energie- und Kostencontrolling des Immobilienbetriebs
  • Transparenz von Prozessen und Daten
  • Erfüllung der Betreiberverantwortung

Gemeinsam mit Drees & Sommer erarbeitete die Stadt ein Konzept zur Auswahl und Einführung eines geeigneten CAFM-Systems. Neben der vorhandenen Daten- und IT-Landschaft wurden im Rahmen der Konzeption vor allem die FM-Prozesse betrachtet und in bei der Definition des Zielbildes mit einbezogen. Die Auswahl fiel auf ein seit vielen Jahren etabliertes System, was besonders Kommunen und Landesbetriebe einsetzen.

Gemäß dem in der Konzeption festgelegten Implementierungsfahrplan sind in Schorndorf schon erste Module des Systems im Einsatz. Zurzeit befindet man sich in der zweiten Implementierungsphase, in der die Module Hallenmanagement und Instandhaltungsmanagement realisiert werden. Hiervon verspricht sich die Projektleiterin, Irene Reinhardt, eine deutliche Erleichterung im Tagesgeschäft des Immobilienmanagements: "Über das Jahr gesehen finden tausende von Belegungsbuchungen statt, diese werden bislang umständlich über verschiedene Systeme durchgeführt und abgerechnet." Die Immobilienmanagerin freut sich, dass bald Planung, Buchung und Abrechnung von Hallen- und Raumbelegungen mit überschaubarem Aufwand transparent durchgeführt werden können.

"Für die Verwaltungsspitze war neben der Prozessoptimierung insbesondere wichtig, dass Betreiberverantwortung und eine kennzahlenbasierte Immobiliensteuerung möglich ist", erläutert Bürgermeister Thorsten Englert, der die Digitalisierung und Neuausrichtung der städtischen Gebäudemanagements unterstützt.

In weiteren Ausbaustufen ist die Integration der ausgewählten Software in das SAP-System vorgesehen. Parallel laufen die ersten Prozessschritte für die Einführung der E-Rechnung an.